Eine Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse aus dem Einsteigerbuch zur Öffentlichkeitsarbeit von Claudia Cornelsen.
Es ist Sommer und in der sauren Gurkenzeit lässt sich gut an Prozesse und Tools arbeiten. Unser Unternehmen hat sich kürzlich entschieden, das CRM von Insightly auf Hubspot umzustellen. Obwohl es mehrere API-Tools dafür gibt, verursacht die Migration haufenweise Schmerzen. Vorallem die ganzen internen Verknüpfungen zu Dateien, Personen und Mails sind ein Problem zu übertragen.
Als ich bei Venionaire Capital anfing, war das Unternehmen gerade einmal drei Jahre alt, und die Dringlichkeit eines CRM war nicht gegeben. Es war sogar schwierig, die Partner überhaupt für ein CRM-Tool zu gewinnen, und Insightly bot eine gute und kostengünstige Lösung. Mir gefiel auch die Logik mit Tags von Insightly, die ähnlich funktionierte wie im CRM meines vorherigen Arbeitgebers. Im Laufe der Zeit wuchs jedoch die Nachfrage, insbesondere im digitalen Marketing, und Insightly war nicht ausreichend.
Im Nachhinein wäre es besser gewesen, das teurere Tool von Anfang an zu verwenden. (Ich weiß, dass Hubspot ein „kostenloses“ CRM anbietet, aber das führt definitiv zum Kauf zusätzlicher Funktionen.)
Die Erkenntnis daraus ist letztlich, dass junge Unternehmen viel Zeit damit verbringen sollten, das richtige CRM zu finden. Natürlich bestimmt die Wahl, welche Art von Business man hat und welche Anforderungen an das CRM gestellt werden.
Übrigens, die meisten Startups, mit denen ich gesprochen habe, verwenden Pipedrive oder Hubspot. Einige Gründer haben auch Emarsys oder Salesforce implementiert.
Schreiben ist ein Handwerk. Dieser Beitrag gibt eine kurze Einführung in die Technik.
- Ein- oder Mehrspalter; Kurzmeldung: kurzer Bericht in Tageszeitungen oder auf den Meldungs- und Newsseiten einer Zeitschrift.
- Reportage: journalistische Erzählung
- Erlebnisbericht: Reportage, bei dem sich der Autor selbst einbindet.
- Feature: eine Reportage, die zusätzlich oder nur aus Archivmaterial besteht.
- Report, Bericht, Dossier: eine lange Kurzmeldung mit aufwendiger Rundumrecherche mit Fokus auf Faken und Hintergründen.
- Porträt: journalistische Kurzbiografie, die aus einem Gespräch und Zusatzrecherche über den Protagonisten entsteht.
- Sammelgeschichte: mehrere Kurzbiografien oder Sachinfos zu einem Thema.
- Interview: Protokoll eines Gesprächs, der Text ist in Frage und Antwort gegliedert.
- Glosse, Kolumne, Kommentar: journalistische Meinung; der Autor darf in Ichform schreiben.
- Satire: ironische Schwester des Kommentars.
- Editorial: Brief an die Leser vom Herausgeber oder Chefredakteur.
- Promotion: bezahlter journalistischer Bericht.
Problem: Die DSGVO stellt für alle Marketer eine Herausforderung dar. Mailing-Service Mailchimp hat dafür ein eigene Checkbox eingerichtet, allerdings braucht es mindestens 3 (!) Klicks bis eine Person bestätigt hat.
Lösung: Abonnenten sollen eine Mail bekommen mit Button zur Bestätigung. Sobald dieser geklickt, soll ein entsprechender Eintrag in Mailchimp-Datenbank hinterlegt werden.
Umsetzung:
- Anpassen der Signup Form
- Aufsetzen einer Landingpage in Mailchimp.
- Automation Workflow mit 2 E-Mails.
Signup-Form
Zuerst muss sichergestellt werden, dass neue User nur nach Einwilligung der Datenverarbeitung sich für den Newsletter anmelden können. Dazu in Mailchimp die entsprechende Mailliste auswählen -> Signup forms -> Form builder.
Dort einen neuen Radio Button hinzufügen. Es geht nur Radio Button, weil „Check Boxes“ NICHT als verpflichtende Angabe ausgewählt werden kann.
Landingpage
Als nächsten setzen wir eine simple Landingpage mit Mailchimp auf. Hierfür bietet Mailchimp genügend Anleitungen.
Automated Workflow
- Nun beginnt die Magic. Wir gehen auf Create Campaign -> Create an Email -> Automated.
- Als Trigger wählen wir „A subscriber is manually added to the workflow“.
- Dann erstellen wir eine schöne E-Mail mit einem „I Agree“ Button für unsere Abonnenten, der auf unsere Ladingpage verweist.
- Nun legen wir ein zweite E-Mail an. Triggerauslöser ist in diesem Fall, wenn im vorhergehend E-Mail ein spezifischer Link geklickt wurde (Unser „I Agree“ Button zur Landingpage).
- Unter Action legen wir fest, dass ein spezifisches Merge Field upgedated wird (Aktivierung unseres Radio Buttons)
- Nun müssen nur noch die noch nicht bestätigten Personen aus unserer Mailingliste zum Workflow hinzufügen. Dafür unter „Edit Workflow Settings“ auf „Add Subscribers to Workflow“. Dort einstellen, dass nur Abonnenten hinzugefügt werden, die uns noch keine Marketing Permissions gegeben haben.
Voilà. Mailchimp sollte dann automatisch die Mails versenden. Damit sollte es gelingen die Conversion möglichst hoch zu halten, vor allem im Vergleich zu Mailchimps Standardlösung, die unendlich komplizierter ist. Für Reminder habe ich die beste Erfahrung gemacht, den Workflow zu duplizieren und nicht bestätigte Leute zum Workflow hinzuzufügen.
Der Public Relations Verband Österreich, kurz PRVA, hat sich bei seinen Agenturen umgehört und welche Stundensätze für welche Aufgaben verlangt werden. Herausgekommen ist eine sehr interessante Studie.
Im Durchschnitt verlangen österreichische PR-Agenturen pro Stunde für
- Chefberatung: € 225
- Strategische Beratung: € 200
- Projektleitung, -steuerung: € 170
- Projektmanagement, Organisation: € 139
- Planung, Konzeption: € 175
- Research, Analysen, Evaluation: € 150
- Text, Redaktion: € 134
- Grafik, Webdesign: € 120
- Social Media, Community Management: € 120
- Sekretariat, Dokumentation: € 80
Offengestanden glaube ich aber, da ist auch einiges an Wunschdenken dabei.
Als Hobby-Blogger stelle ich mir schon seit längerem die Frage, ob ich meinen Publishing-Fokus auf kommerzielle Plattformen oder auf den eigenen Blog legen soll. Vor allem nachdem zahlreiche Anbieter perfekte Infrastruktur bieten: Über Karriere, Beruf und Fachliches lässt sich auf LinkedIn oder auf Quora schreiben. Für schöne Foto-Schnappschüsse gibt es von Flickr über Facebook und Instagram bis zu Google Fotos viele Optionen. Die Urlaubsreise lässt sich auf TripAdvisor, dem österreichischen Startup Journi oder Google Maps darstellen und bewerten. Ranglisten lassen sich mit Ranker erstellen und Filme und Serien lassen sich unter anderem auf IMDb bewerten und erkunden.
Aber schauen wir uns die Vorteile von kommerziellen Plattformen und der eigenen privaten Webseite (basierend auf WordPress an) einmal an:
Vorteile von kommerziellen Plattformen
- Kostenlos (außer manche Premiumfunktionen)
- Kein administrativer Aufwand für Softwareeinstellungen, Updates, Anpassungen, udgl.
- Großartige Tools für das Erstellen der Inhalte. Zum Beispiel einstellen der Urlaubsreise-Route auf Google Maps.
- Direkter Kontakt mit anderen Menschen, Gleichgesinnten und Community
- Einfacher sich einen Namen zu machen
- Ständige Weiterentwicklung um Inhalte noch besser zu managen, bewerben und darzustellen
Vorteile eines selbstgehosteten Blogs
- Alle Inhalte an einem Platz.
- Volle Kontrolle über die Inhalte.
- Größte Flexibilität. Ich habe etwa auf meinem Blog Videos, Fotos, meine Magisterarbeit, Literaturrezensionen, Sammellisten, Bewertungslisten und vieles mehr gespeichert.
- Größte Freiheit. Ich kann mit meinen Daten alles mögliche anstellen, überall hin kopieren und sichern. Wenn mir der Hoster nicht mehr gefällt, ziehe ich um.
Ein Möglichkeit wäre natürlich alles zweimal anzulegen, einmal Blog und einmal in den sozialen Plattformen. Das mache ich zwar auch manchmal in verschiedenen Adaptionen, so wie mit diesem Artikel in Englisch auf LinkedIn, ist mir aber manchmal zu mühselig, vor allem wenn meine Motivation aus dem Spaß am Lernen besteht und nicht den Sinn hat, damit meine Brötchen zu verdienen.
Fazit: So wirklich sicher bin ich mir nicht, was der beste Weg ist, um Inhalte als Privatperson darzustellen. Auch wenn ich mir weiterhin überlege welche Variante die beste ist, für den Blog spricht einfach noch immer, dass er als Schaltzentrale dienen kann, die alle Formen der Kommunikation zulässt.
Polish PR software producer Prowly asked PR pros what they think are deadly sins in PR. I think, the biggest PR sin is to have the same working routine as ten years ago. Many PR pros will tell you that the inevitable “Did you get my press release?”-call is a no-go today, but in truth, the sinning starts much earlier.
Excel and Outlook
Many PR agencies still use Excel sheets as their primary contact database. If they send out a press release, they simply copy and paste all email addresses in BCC.
This procedure opens the door for many potential fuckups. First, hosting providers limit the number of recipients within one email. Agencies tend to splitting up their mailing list in several parts, but this gets messy very fast. You always bear the risk, that one journalist gets the same press release multiple times. Second, it could happen that a sender mistakenly paste the email addresses in CC instead of BCC – showing the journalists who else received the info. Third, this method almost never offers an unsubscribe button, which can be a reason for being identified as a spammer and causing reputational damage to your domain name.
Sending out press releases through your email client is also not giving you any insights on how often a recipient opened your email or how he interacted with the information provided. You also cannot compare statistics of press releases, which is important to evaluate when and what topic gets the most attention.
SEO in PR
PR pros know the importance of positioning an expert in the media. However, only a few consultants put a focus on SEO. This surprises me, as studies clearly show that the vast majority of journalist start their research with a simple google search.
A deadly sin
When digitalization hit the media houses, they often condemned or ignored it until they had no other option. PR should learn from this example. Keep doing PR the old-fashioned way will become a deadly sin for every PR expert.
You can read this comment and many more on Prowly’s own online magazine.
Im Werbeanzeigenmanager auf
- Anzeigengruppe klicken
- Gespeicherte Zielgruppe (sprich Anzeigengruppe) auswählen
- Button „Mehr“ klicken (befindet sich in der Tabelle oben neben dem Button „Regel erstellen“
- „löschen“ auswählen
- Dachzeile – Stichwort oder Halbsatz. Gibt Orientierung
- Überschrift – Aussage des Textes zusammenfassen, gerne auch Wortspiele. Darf nicht in die Irre führen, Vorsicht mit Superlativen
- Der Vorspann / Leadsatz – Soll schon einige der sechs W-Fragen beantworten
- Einstieg und erster Absatz – Kein Blabla, Wichtigste zuerst
- Weitere Absätze – Zitate einbauen oder andere Quellen (Studien, Umfragen, Forschungsergebnisse nennen), die die Botschaft unterstreichen
Formalitäten:
- Firmenkopf
- Benamsung: Pressemitteilung
- Sperrfrist klären
- Erscheinungsdatum
- Weitere Zusätze: „Abdruck honorarfrei“ manchmal auch Längenangabe (Zeichen)
- Formatierung und Länge – nicht mehr als 3.000 Zeichen
- Abbinder oder Boilerplate – Nicht mehr als vier bis sechs Zeilen über das Unternehmen mit juristischer Angabe, die Branche, eigene Bewertung der Marktposition, Unternehmensstrategie, Geschäftsfelder und/oder bekannte Marken, eventuelle Informationen zur Gründung, Zahl der Mitarbeiter, Zahl der Standorte, ev. Umsatzzahlen
- Fotos und Zusatzmaterial mit Angabe Urheber
- Ansprechpartner für Medien
Der Observer hat zu seiner Jubiläumsausgabe das Magazin O.vation herausgebracht. Darin zitiert ist auch eine Studie vom ECCO Agenturnetzwerk / communication matters aus dem Frühjahr 2014 mit doch interessanten Ergebnissen:
- So habe ich schon öfters erlebt, dass sich Journalisten gerne über große Dateianhänge beschweren, andererseits möchten rund 56% die Bilder doch als Anhang mitgeschickt bekommen und dann noch in 300dpi.
- Auch die Presseaussendung sollte in Plain Text im Mail mit Gesamttext als Attachement geschickt werden
- Dazu sollte Name des Unternehmens und Thema genannt werden
- Exklusivgespräche sind in Österreich am allerwichstigen
Wenig Freude gibt es mit Links zu Download-Seiten …
Mein Grundsatz in der PR ist, das Unternehmen zu durchdringen, was es ausmacht, und die Besonderheit nach außen zu transportieren
Manner-Pressesprecherin Karin Steinhardt im „Der österreichische Journalist“ (Nr. 02-03 / 2017).