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Immer diese Bürokratie

Von meinem K(r)ampf mit der heimischen Bürokratie habe ich schon lang und breit erzählt. Aber ein Gusto-Stückchen österreichischer Beamtenlogik soll nicht unerwähnt bleiben…

Anfang September wurde meinem österreichischen Studienkollegen bereits 80% des gesamten Erasmus-Stipendiums überwiesen – mir aber nicht. Woran das liegt? Ich bekomme Studienbeihilfe und er nicht.

In Österreich zahlt nämlich grundsätzlich der Österreichische Austauschdienst (OeAD) das ERASMUS-Stipendium aus. Für Kopenhagen sind das 335 Euro. Als Empfänger von Studienbeihilfen bekomme ich die Förderung jedoch von der Studienbeihilfenbehörde, wozu ich nochmal einen Antrag stellen musste. Dieser nennt sich „Antrag auf Genehmigung einer Gewährung einer Beihilfe für ein Auslandsstudium“. Der Witz an der ganzen Sache ist: Die Studienbeihilfenstelle zahlt weniger aus als die OeAD GmbH. So kommt es, dass ich jetzt weniger Geld als mein Kollege erhalte und das monatlich statt im Vorhinein. Dafür kann ich nach dem Auslandssemester wieder Formulare beim OeAD einreichen, um so den Differenzbetrag zwischen Auslandsstudienbeihilfe und deren Erasmus-Stipendium zu erhalten. (genannt „Top-Up“)

Die Regelung ist also wirklich kompliziert. Irgendwie erwartet man sich da eine bessere Lösung. Zumindest aber hat der OeAD von Anfang an darauf hingewiesen, dass es solche Differenzen geben kann, auch wenn einem die Information nicht wirklich hilft. Aber etwas ganz Positives gibt es auch zu sagen: Die Höhe der Förderung ist in Österreich richtig anständig. Auslandsstudierende aus Deutschland haben mir erzählt, dass sie nur in etwa die Hälfte erhalten.

Licht am Ende des Bürokratie-Tunnels

Abgabe der Formulare

Man bekommt also die abgestempelten und unterschriebenen Formular vom Studienprogrammleiter zurück. Und was soll man nun damit machen? Man gibt die Originale im Büro für Studierendenmobilität ab. Zwar fordert das Büro im zugesendeten Mail auf, selbst Kopien zu erstellen, aber wenn man keine gemacht hat werden die auch dort kopiert. Das Büro befindet sich übrigens im Hauptgebäude der Universität Wien. Dazu geht man beim Haupteingang hinein, wendet sich nach rechts, geht die ersten 4 Stufen (also man bleibt im Erdgeschoss) hinauf und auf der rechten Seite befindet sich der Eingang, eine unscheinbare weiße Türe. Ich empfehle frühstmöglich dort die Formulare abzugeben, denn dann muss man nicht solange warten. Später bilden sich Schlangen, da alle „Outgoings“ innerhalb der Frist ihre Formulare abgeben müssen.

Nächste Anmelderunde

Das Büro für Studierendenmobilität sendet dann alle Unterlagen an die Partner-Universität im Ausland. Diese meldet sich schließlich per E-Mail. Mir hat die Kopenhagener Universität einen PIN zugeschickt, mitdem ich mich in ihr Internetportal einloggen kann. Und Einloggen musste ich mich, weil die Kopenhagener mich zur nächsten „Application“ aufgefordert haben. Für was ich eigentlich die Bewerbung schon auf englisch geschrieben hatte, frage ich mich noch heute. Auf jeden Fall heißt es wieder Formulare ausfüllen. Adresse, Geburtsdatum & Co., welche Dänischkenntnisse man hat, ob man einen Mentor will, ob die Universität für eine Unterkunft sorgen soll usw. Desweiteren muss man noch einmal ein mindestens 300 Wörter langes Motivationsschreiben in Englisch verfassen. Schließlich wollten sie auch, dass man ein „official transcript“ hochlädt. Official transcript wurde in der Hilfe als Zeugnisse der Heim-Universität beschrieben. Das alles habe ich auch brav gemacht.

„proof of english“ fehlte

Bald nachdem ich meine „Application“ abgeschickt hatte, bekam ich ein ungutes Mail. Darin stand, dass meine Application gestoppt wurde, bis ich einen proof of english erbringen würde. Mit proof of english meint man einen der anerkannten Englischtest, wie zum Beispiel das Certificate in Advanced English (CAE), oder noch bekannter den TOEFL. Natürlich habe ich schnellstmöglich den TOEFL-Test gemacht und glücklicherweise auch bestanden. Für Kopenhagen braucht man ein Testergebnis von mindestens 80 von 120 erreichbaren Punkten. Durch Gespräche habe ich herausgefunden, dass das sogar mehr ist als bei manchen amerikanischen Unis. Was aber wirklich schmerzte: Solange ich die Test-Ergebnisse nicht hatte, wurde meine Application und damit auch das Housing gestoppt. Housing meint die Vermittlung einer Unterkunft durch die Universität. Beim Housing hatten die Kopenhagener leider eine sehr knappe Deadline, die ich nicht mehr einhalten konnte. Als ich schließlich die Testergebnisse nachreichte, wurde meine Application fortgesetzt und positiv abgeschlossen – aber eine Unterkunft muss ich mir jetzt selber suchen!

Exkurs: der TOEFL-Test

Das überhaupt ein TOEFL-Test verlangt wird, ist innerhalb des ERASMUS-Programmes schon seltsam. Angeblich dürfen die teilnehmenden Universitäten das gar nicht verlangen, die Kopenhagener machen es trotzdem. Ich persönlich finde es auch ein wenig seltsam, dass – laut der Homepage der Universität Kopenhagen – Studierenden aus skandinavischen Ländern keinen TOEFL brauchen.

Zum TOEFL-Test selbst ist zusagen, dass man ihn unter- aber auch überschätzen kann. Ich hatte nicht so viel Zeit Englisch zu lernen, im Nachhinein gesehen hätte das wahrscheinlich auch nicht viel gebracht. Beim Test bekommt man nämlich irgendwelche Texte zu hören und zu lesen. Man muss daher einfach ein gewisses Niveau haben um die Aufgaben bewältigen zu können. Die Texte beim Test sind sehr wissenschaftlich und kompliziert. Allerdings glaube ich, dass die Benotung sehr fair ist. Ich hatte 95 Punkte und mir ist es eigentlich gar nicht gut gegangen. Ich war an dem Tag total übermüdet und pessimistisch eingestellt – was ich normal bei fast keiner Prüfung bin. Noch dazu fing meine Nachbarin gleichzeitig mit mir den „Speaking“-Teil an, was extrem störend war. An sich ist es so, dass die Leute nach der Registrierung einen Platz zugewiesen bekommen und dann sofort anfangen können zu arbeiten. Dadurch arbeiten alle etwas zeitversetzt und es wird darauf geachtet, dass die, die ungefähr zur selben Zeit anfangen, getrennt sitzen. Leider glich sich der Zeitabstand zwischen meiner Nachbarin und mir bis zum „Speaking“-Teil aus. Übrigens: Ich dachte mir, es würde beim Test so Art Kabinen geben – aber davon war keine Rede. Man sitzt in einem Raum der aussieht wie ein Klassenzimmer und vor Dir steht ein PC und ein Headset. Alles offen also, dafür müssen alle persönlichen Utensilien weggelegt werden, nicht mal ein Getränk darf man stehen lassen. (was ich besonders gemein finde, denn in der einzigen zehnminütigen Pause trank ich ein RedBull und es ging mir gleich wieder besser. ;-)) Der Test dauert netto 4 Stunden und das ist schon zäh. Aber wie gesagt: Die Benotung dürfte moderat sein. Meine Detailergebnisse sind: Reading: High, Listening: High, Speaking: Good-Fair, Writing: Fair. Last but not least noch ein Tipp: Beim Reading wird zuerst der gesamte Text präsentiert, dann Fragen dazu gestellt. Zu den Fragen kann man aber den Text auch noch einmal lesen. Daher sollte man anfangs den Text überspringen und erst im Zusammenhang mit den Fragen die betreffenden Textstellen lesen. Das Problem ist nämlich die knappe Zeit!

Ich bin froh den Test bestanden zu haben, aber es ist wirklich blöd, dass der TOEFL-Test mein Zeitmanagement über den Haufen geworfen hat. Was das für mich bedeutet und warum das grundsätzlich von den Instituten schlecht geregelt ist, beschreibe ich im nächsten Artikel.

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„Von der Wiege bis zur Bahre nichts als Formulare“

Dieser Spruch kann nur aus Österreich stammen – die Bürokratie war schon in der Monarchie ein fester Bestandteil unseres Lebens. Seitdem scheint sich wenig geändert zu haben: Wer Erasmus machen will, muss unzählige Formulare ausfüllen.

Im letzten Artikel wurde schon die Seite http://erasmus.univie.ac.at erwähnt. Wie gesagt, muss man sich zuallererst beim jeweiligen Koordinator des Institutes bewerben. Dieser entscheidet gemeinsam mit Studienprogrammleitung und Frauenbeauftragten, wer nominiert wird. (zumindest ist das auf dem Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft so) Ist man nominiert worden, wird man per Mail informiert. Der nächste Schritt ist nun das Ausfüllen und Bestätigen lassen der Formulare, die man auf erasmus.univie.ac.at findet. Abgesehen vom Nominierungsformular, das musste man schon bei der Bewerbung abgeben.

 

Was konkret möchte ich im Ausland lernen?

Spätestens jetzt muss man wissen, welche Lehrveranstaltungen man im Ausland besuchen möchte und für welche Lehrveranstaltungen man diese hier in Österreich angerechnet haben möchte. Wobei natürlich der Studienprogrammleiter entscheidet ob diese Lehrveranstaltungen äquivalent sind – ob sie also angerechnet werden können. Mit der Anrechnung zwischen den europäischen Universitäten gibt es anscheinend noch immer grundsätzliche Probleme. Ich habe mir das Leben leicht gemacht und lasse mir die Lehrveranstaltungen in Kopenhagen „nur“ als freie Wahlfächer im Magisterstudium der Uni Wien anrechnen. Das wurde auch ohne Einwendungen genehmigt. Aber keine Panik, falls man sich über die Lehrveranstaltungen im Ausland noch nicht ganz sicher ist, es gibt sogar eigene Formulare um das „Learning Agreement“ abzuändern. Spätestens wenn man im Ausland ist und das Semester beginnt, wird man wissen welche Lehrveranstaltungen man besucht. Übrigens: Ich habe mir die Kurse, die ich in Kopenhagen absolvieren will, schon viel früher rausgesucht. So habe ich schon bei der Bewerbung im Motivationsschreiben geschrieben, warum ich genau dorthin will und warum gerade diese Kurse so toll sind. Das ist auch sinnvoll, immerhin sollte man seine Erasmus-Uni nicht nur nach dem Land, sondern auch nach dem Lehrangebot wählen. Zu diesem Zeitpunkt muss man auch bereits wissen, ob man einen Sprachkurs vor Semesterbeginn im Ausland machen möchte. Denn dafür gibt es auch Förderungen!

 

Den Sanctus abholen

Nachdem man alle Formulare ausgefüllt hat, müssen die natürlich noch genehmigt werden. Dazu bekommt man einen Termin per Mail zugesendet. Ist es dann soweit, geht man mit seinen Formularen zum Studienprogrammleiter, der haut einen Stempel drauf und unterschreibt. Damit wären die nächsten Hürden überwunden, aber das ist natürlich nicht das Ende. Die Formulare müssen ja noch abgegeben werden und die Partner-Uni wird sich auch noch melden. (zumindest bei mir war das so) Mehr dazu aber im nächsten Teil.