1.000, 2.000 oder 3.000 Mails – Journalisten erhalten eine irre Flut an Mails. Ich verstehe, dass sie nicht auch noch angerufen werden wollen. Wenn ein PR-Tätiger allerdings überhaupt keine Antwort erhält, dann hilft nur der Griff zum Telefonhörer. Schließlich könnten in der Mailflut auch wichtige Informationen untergegangen sein. Das wäre sowohl für Journalisten wie PR-Berater schlecht. Natürlich können Journalisten so viele Mails nicht individuell beantworten, aber dafür gibt es Textbausteine! In Outlook beispielsweise kann ein vordefiniertes Kürzel eingegeben werden und automatisch fügt Outlook einen Text ein.

Journalisten könnten etwa für den Fall, dass sich die Anfrage auf eine zeitlich schon zu knappe Geschichte bezieht, schreiben:

Vielen Dank für Ihre Mail. Leider ist der geplante Zeitrahmen zu kurz. Wir planen unser Heft X Wochen im Voraus. Ich bitte Sie, von Anrufen abzusehen, aber ich freue mich auf Ihre Mail bei anderer Gelegenheit. Herzliche Grüße …

Und für den Fall, dass die Anfrage thematisch nicht passt:

Vielen Dank für Ihre Mail. Ich bin im Ressort Y für die Themenfelder X, Z und A zuständig. Leider passt Ihre Anfrage thematisch nicht, bitte löschen Sie mich aus dem entsprechenden Verteiler. Ich bitte von Anrufen abzusehen. Ich freue mich aber über eine Zusendung zu den Themen X, Z und A. Vielen Dank und herzliche Grüße …

Wie gesagt, diese paar Sätze müssen nicht händisch eingegeben werden, sondern lassen sich automatisiert einfügen. Wie sich Textbausteine in Outlook einrichten lassen, erklärt Chip.de sehr gut.

 

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